Última actualización: 3 de noviembre de 2026

1. Identificación del responsable del tratamiento

INVERSIONES ESYSTEM S.A.S., identificada con NIT 901188316-8, con domicilio en Barranquilla, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente a través de su sitio web, canales de comunicación, actividades comerciales y demás relaciones propias de su operación.

Datos de contacto del responsable:

• Razón social: INVERSIONES ESYSTEM S.A.S.

• NIT: 901188316-8.

• Dirección: Cra. 44 # 34-31, piso 6, oficina 601, Edificio Colseguros, Barranquilla, Colombia.

• Correo electrónico: [email protected].

• Teléfono: 304 345 7237.

• Sitio web: www.bigpos.com.co.

La presente política se adopta de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

2. Objetivo

Esta política establece los lineamientos bajo los cuales INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. recolecta, almacena, utiliza, consulta, actualiza, transmite, conserva y, cuando corresponda, suprime datos personales.

Su finalidad es garantizar el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, así como revocar la autorización de tratamiento cuando resulte procedente.

3. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales de:

• Visitantes y usuarios del sitio web.

• Personas que diligencien formularios de contacto o solicitudes comerciales.

• Clientes y potenciales clientes.

• Representantes legales, empleados, colaboradores y contactos de empresas clientes o proveedoras, cuando sus datos sean suministrados a la Empresa.

• Proveedores y aliados comerciales.

• Personas que se comuniquen con la Empresa a través de sus canales de atención.

La política comprende los datos personales que INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. trate en desarrollo de sus propias actividades como responsable del tratamiento.

4. Datos personales que pueden ser recolectados

Dependiendo de la relación con el titular y de los servicios solicitados, la Empresa podrá recolectar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación: nombres, apellidos, tipo y número de identificación.

• Datos de contacto: teléfono, correo electrónico, dirección y ciudad.

• Datos comerciales y empresariales: empresa, cargo, actividad económica y datos de contacto corporativos.

• Información relacionada con solicitudes, consultas, cotizaciones, demostraciones y requerimientos de soporte.

• Información técnica de navegación, como dirección IP, identificadores electrónicos y datos relacionados con el uso del sitio web, cuando corresponda.

INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. no solicita de manera ordinaria datos sensibles a través de su sitio web. Cuando excepcionalmente resulte necesario tratarlos, se aplicarán las condiciones y garantías especiales previstas en la legislación.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:

1. Atender solicitudes, consultas, comentarios y requerimientos enviados por los usuarios.

2. Contactar a personas interesadas en los productos y servicios de la Empresa.

3. Gestionar solicitudes de información, demostraciones, cotizaciones y propuestas comerciales.

4. Desarrollar actividades de seguimiento comercial y atención al cliente.

5. Gestionar relaciones contractuales, comerciales y administrativas con clientes y proveedores.

6. Prestar servicios de soporte técnico cuando exista una relación comercial o una solicitud válida.

7. Gestionar comunicaciones relacionadas con los productos, servicios, novedades y actividades de la Empresa, cuando exista autorización o habilitación legal para ello.

8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales.

9. Atender requerimientos de autoridades competentes.

10. Proteger la seguridad del sitio web, prevenir usos indebidos y gestionar incidentes técnicos.

11. Conservar evidencia de las autorizaciones y solicitudes realizadas por los titulares.

12. Realizar actividades estadísticas o de análisis interno, utilizando información anonimizada cuando sea posible.

El tratamiento se limitará a las finalidades informadas y autorizadas, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.

6. Autorización del titular

Cuando la ley lo exija, INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada al titular para realizar el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro mecanismo que permita su consulta posterior.

El titular podrá negarse a suministrar datos personales que no sean necesarios para la finalidad informada. La autorización para recibir comunicaciones comerciales no será una condición obligatoria para atender una solicitud de información, cuando no resulte necesaria para esa atención.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con la legislación colombiana, los titulares de los datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.

• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento.

• Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.

• Revocar la autorización otorgada, cuando legalmente sea posible.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado, cuando corresponda.

Estos derechos podrán ejercerse por el titular, sus causahabientes, su representante o las personas debidamente autorizadas, conforme a la ley.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales a través del correo electrónico:

[email protected]

También podrá remitir su solicitud a la dirección física indicada en esta política.

8.1. Consultas

Las consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos en la legislación vigente. Conforme a la Ley 1581 de 2012, el término general de respuesta es de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, sin exceder el término adicional permitido por la ley.

8.2. Reclamos

Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un posible incumplimiento de las obligaciones legales, podrá presentar un reclamo que contenga:

• Identificación del titular.

• Descripción clara de los hechos que originan el reclamo.

• Dirección física o electrónica para recibir respuesta.

• Documentos que sustenten la solicitud, cuando sean necesarios.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará la información faltante dentro de los términos legales. El término general para atender reclamos es de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo completo, con la posibilidad de prórroga en los términos previstos por la ley.

Cuando corresponda, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite”.

9. Tratamiento de datos en BIGPOS ERP

BIGPOS ERP es una solución de software que se instala y opera en equipos o servidores del cliente, de acuerdo con la configuración y modalidad implementada.

A través del software, los clientes pueden gestionar información relacionada con sus operaciones, incluyendo datos de clientes, empleados, ventas, facturación y demás registros propios de su actividad.

En relación con dicha información, debe distinguirse lo siguiente:

a. Información administrada por el cliente: El cliente que utiliza BIGPOS ERP determina las finalidades y condiciones del tratamiento de los datos personales que incorpora y administra en su sistema. En consecuencia, normalmente actúa como responsable del tratamiento frente a los titulares de esa información y debe cumplir sus propias obligaciones legales.

b. Acceso por parte de INVERSIONES ESYSTEM S.A.S.: La Empresa podrá acceder a información administrada en BIGPOS ERP únicamente cuando resulte necesario para atender solicitudes de soporte, asistencia técnica, mantenimiento u otras actividades autorizadas por el cliente, de acuerdo con el alcance del servicio contratado o solicitado.

Cuando INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. trate datos personales por cuenta de un cliente y siguiendo sus instrucciones, actuará en calidad de encargado del tratamiento, en los términos que correspondan.

c. Almacenamiento: La información gestionada mediante BIGPOS ERP podrá almacenarse en equipos, servidores o infraestructura tecnológica del cliente, así como en servicios externos o de nube, dependiendo de la configuración y arquitectura implementada en cada caso.

La presente política no sustituye las obligaciones que correspondan al cliente como responsable de los datos personales que administra en su operación.

10. Transmisión y transferencia de datos

INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. podrá compartir o permitir el acceso a datos personales por parte de proveedores tecnológicos, operadores o terceros que apoyen actividades necesarias para el funcionamiento de sus servicios, siempre que exista una finalidad legítima y se cumplan las obligaciones legales aplicables.

Cuando se realicen transmisiones o transferencias nacionales o internacionales de datos personales, se observarán los requisitos establecidos en la legislación colombiana.

11. Medidas de protección

INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. adoptará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables, de acuerdo con la naturaleza de los datos y las actividades de tratamiento, para procurar su confidencialidad, integridad y disponibilidad, así como prevenir el acceso, uso o divulgación no autorizados.

12. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o contractuales y ejercer los derechos de la Empresa.

Cuando desaparezca la finalidad del tratamiento y no exista una obligación legal o contractual que justifique su conservación, se procederá a su supresión o anonimización, según corresponda.

13. Datos de menores de edad

INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. no tiene como finalidad recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes a través de su sitio web.

En caso de que excepcionalmente se requiera tratar datos de menores de edad, se aplicarán las garantías especiales previstas en la legislación colombiana, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

14. Modificaciones de la política

INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. podrá modificar esta política cuando existan cambios normativos, operativos o relacionados con las actividades de tratamiento.

Las modificaciones serán publicadas en www.bigpos.com.co y se indicará la fecha de su última actualización.

Cuando los cambios afecten las finalidades del tratamiento o requieran una nueva autorización, se aplicarán los mecanismos de información y autorización previstos en la ley.

15. Vigencia

La presente política rige a partir del 3 de noviembre de 2026 y permanecerá vigente mientras INVERSIONES ESYSTEM S.A.S. desarrolle actividades de tratamiento de datos personales.